Aan welke verplichtingen moet een importeur voldoenals hij machine in de EU in de handel wil brengen?

Met de volledige inwerkingtreding van de Machineverordening (EU) 2023/1230 op 20 januari 2027, krijgen importeurs een zwaardere en duidelijk omschreven verantwoordelijkheid om de veiligheid en conformiteit van machines uit landen buiten de Europese Unie te waarborgen. De verordening legt in Artikel 13 een reeks specifieke verplichtingen op, die verder gaan dan enkel het distribueren van een product. Een importeur wordt gezien als een cruciale schakel in de keten van markttoezicht.

Een importeur is gedefinieerd als een in de Unie gevestigde natuurlijke of rechtspersoon die een machine of een niet-voltooide machine uit een derde land in de handel brengt. Indien een importeur een machine onder eigen naam of merk in de handel brengt, of een machine zodanig wijzigt dat de conformiteit in het gedrang komt, wordt hij als fabrikant beschouwd en moet hij voldoen aan de verplichtingen van de fabrikant (Artikel 10).

De kernverplichtingen van een importeur zijn als volgt:

1. Verificatieplicht vóór het in de handel brengen

• Voordat een importeur een machine op de EU-markt aanbiedt, moet hij zich ervan vergewissen dat de fabrikant de juiste stappen heeft doorlopen.

• Conformiteitsbeoordelingsprocedure: De fabrikant moet de juiste procedure voor de beoordeling van de conformiteit hebben toegepast.

• Technische documentatie: De fabrikant moet de vereiste technische documentatie hebben opgesteld.

• CE-markering: De machine moet correct zijn voorzien van de CE-markering.

• EU-Conformiteitsverklaring: Er moet een correct opgestelde EU-conformiteitsverklaring (of EU-inbouwverklaring voor niet-voltooide machines) bij de machine zijn gevoegd.

• Instructies en informatie: De machine moet vergezeld gaan van de benodigde instructies en informatie, opgesteld in een taal die gemakkelijk te begrijpen is voor eindgebruikers, zoals bepaald door de betreffende lidstaat.

2. Identificatie- en etiketteringsplicht

• De importeur moet zijn eigen gegevens duidelijk op de machine vermelden. Dit is essentieel voor de traceerbaarheid.

• Naam en adres: De naam, handelsnaam of geregistreerd merk en het postadres van de importeur moeten op de machine worden aangebracht.

• Alternatief: Als dit door de afmetingen of aard van de machine niet mogelijk is, mogen deze gegevens op de verpakking of in een bij de machine gevoegd document worden vermeld.

3. Zorgplicht tijdens opslag en vervoer

• De importeur is verantwoordelijk voor de omstandigheden waaronder de machine wordt opgeslagen en vervoerd. Hij moet ervoor zorgen dat deze omstandigheden de conformiteit van de machine met de essentiële gezondheids- en veiligheidseisen niet in het gedrang brengen.

4. Bewaarplicht van documentatie

Voor markttoezichtautoriteiten is het cruciaal dat de conformiteitsdocumentatie beschikbaar is. De importeur moet:

• Een kopie van de EU-conformiteitsverklaring bewaren en direct beschikbaar houden voor de autoriteiten.

• Zekerstellen dat de technische documentatie op verzoek aan de autoriteiten kan worden verstrekt.

• Deze documenten moeten gedurende 10 jaar na het in de handel brengen van de machine worden bewaard.

5. Coöperatieplicht en corrigerende maatregelen

• Wanneer een importeur reden heeft om aan te nemen dat een machine niet conform is, mag hij deze niet in de handel brengen. Als de machine al op de markt is, moet hij onmiddellijk handelen.

• Informeren: De importeur moet de fabrikant en de markttoezichtautoriteiten onmiddellijk informeren over de geconstateerde non-conformiteit.

• Corrigerende maatregelen: Hij moet onmiddellijk de nodige corrigerende maatregelen nemen om de machine conform te maken, deze uit de handel te nemen of terug te roepen.

• Register van klachten: Importeurs moeten een register bijhouden van klachten, van niet-conforme producten en van teruggeroepen producten, en de fabrikant hiervan op de hoogte houden.

6. Informatieplicht op verzoek

Op een met redenen omkleed verzoek van een nationale autoriteit moet de importeur alle informatie en documentatie verstrekken die nodig is om de conformiteit van de machine aan te tonen. Dit moet in een voor de autoriteit begrijpelijke taal gebeuren en kan zowel op papier als digitaal. De importeur moet volledige medewerking verlenen aan alle maatregelen die worden genomen om de risico’s van de door hem geleverde machines weg te nemen.

De nieuwe Machineverordening legt de lat voor importeurs aanzienlijk hoger. Het is niet langer voldoende om een product simpelweg door te verkopen; een actieve rol in het waarborgen en documenteren van de productveiligheid is nu een wettelijke verplichting.