Welke eisen worden gesteld aan de digitale EU-inbouwverklaring?

Vanaf 20 januari 2027, met de volledige inwerkingtreding van de nieuwe Machineverordening (EU) 2023/1230, krijgen fabrikanten van niet-voltooide machines de mogelijkheid om de EU-inbouwverklaring (voorheen IIB-verklaring) digitaal te verstrekken. Deze modernisering brengt echter een aantal strikte voorwaarden met zich mee om de toegankelijkheid, authenticiteit en duurzaamheid van de verklaring te waarborgen.

De kern van de nieuwe regelgeving is dat de digitale inbouwverklaring op elk moment toegankelijk moet zijn voor degenen die de niet-voltooide machine inbouwen of samenbouwen, evenals voor markttoezichtautoriteiten. Hieronder volgt een gedetailleerd overzicht van de vereisten.

Toegankelijkheid en formaat

• De Machineverordening staat toe dat de EU-inbouwverklaring in digitale vorm wordt verstrekt. De fabrikant die voor deze optie kiest, moet er zorg voor dragen dat de verklaring toegankelijk is. Dit kan op de volgende manieren:

• Via een internetadres (URL): De fabrikant moet een directe link naar de inbouwverklaring verstrekken.

• Via een machine-leesbare code: Een QR-code of een vergelijkbare technologie kan worden gebruikt om direct toegang te geven tot het digitale document.

• Deze toegangsgegevens (URL of code) moeten worden vermeld in de montagehandleiding die fysiek of digitaal met de niet-voltooide machine wordt meegeleverd.

• Een cruciale eis is dat de gebruiker de mogelijkheid moet hebben om de inbouwverklaring te downloaden en op te slaan op een eigen elektronisch apparaat. Dit garandeert dat de informatie ook beschikbaar blijft als de machine offline is of als de fabrikant de online toegang beëindigt.

Inhoud van de digitale EU-inbouwverklaring

• De inhoud van de digitale inbouwverklaring is identiek aan de papieren versie en moet de informatie bevatten zoals gespecificeerd in Bijlage V, Deel B van de Machineverordening. Dit omvat onder andere:

• Uniek nummer van de EU-inbouwverklaring.

• Naam en volledig adres van de fabrikant, en indien van toepassing, van diens gemachtigde.

• Beschrijving en identificatie van de niet-voltooide machine, met inbegrip van de algemene benaming, functie, model, type, serienummer en handelsnaam.

• Een verklaring waarin uitdrukkelijk wordt vermeld welke essentiële gezondheids- en veiligheidseisen van de Machineverordening van toepassing zijn en zijn nageleefd.

• Een verklaring dat de desbetreffende technische documentatie is opgesteld overeenkomstig Bijlage IV, Deel B.

• Een verbintenis om op een met redenen omkleed verzoek van de nationale autoriteiten de relevante informatie over de niet-voltooide machine te verstrekken. Deze verbintenis moet ook de naam en het adres bevatten van de persoon die bevoegd is om de technische documentatie samen te stellen.

• Een verklaring dat de niet-voltooide machine niet in bedrijf mag worden gesteld voordat de uiteindelijke machine waarin zij zal worden ingebouwd, in overeenstemming is verklaard met de bepalingen van deze verordening.

• De plaats en datum van de verklaring.

• De identiteit en handtekening van de persoon die gemachtigd is deze verklaring namens de fabrikant op te stellen. Voor de digitale versie wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening aanbevolen om de authenticiteit en integriteit te waarborgen, conform de eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014.

Toegang

De fabrikant is verantwoordelijk voor het online beschikbaar houden van de digitale inbouwverklaring gedurende de gehele verwachte levensduur van de machine en voor een periode van ten minste 10 jaar na het in de handel brengen van de niet-voltooide machine.

Recht op een papieren versie

Belangrijk is dat de persoon die de niet-voltooide machine inbouwt, het recht behoudt om bij de aankoop kosteloos een papieren versie van de montagehandleiding, en daarmee ook de informatie over waar de digitale inbouwverklaring te vinden is, op te vragen.

De overstap naar digitale inbouwverklaringen biedt efficiëntievoordelen en past in de digitalisering van de industrie. Fabrikanten moeten echter zorgvuldig de nieuwe vereisten implementeren om te voldoen aan de Machineverordening en de veiligheid en traceerbaarheid van hun producten te garanderen.