Welke verantwoordelijkheden heeft de medewerker die de EU-conformiteitsverklaring opstelt?

Wanneer een medewerker (zoals een CE-coördinator, compliance officer of lead engineer) een EU-conformiteitsverklaring opstelt ter ondertekening door de directeur, bevindt hij of zij zich in een bijzondere juridische positie.

Binnen het Nederlandse recht geldt als uitgangspunt dat de rechtspersoon (het bedrijf) primair verantwoordelijk is voor het op de markt brengen van conforme producten. De directeur die ondertekent, verklaart namens die rechtspersoon dat het product voldoet aan alle relevante Europese richtlijnen en normen. Afhankelijk van de omstandigheden kan deze directeur daarnaast ook persoonlijk aansprakelijk worden gesteld, bijvoorbeeld als feitelijk leidinggever.

Dat betekent echter niet dat de medewerker die de verklaring opstelt automatisch buiten schot blijft. De mate van verantwoordelijkheid van de opsteller hangt in belangrijke mate af van de zorgvuldigheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aangeleverde informatie.

Drie scenario's van verantwoordelijkheid

1. Handelen te goeder trouw (in beginsel geen strafrechtelijke aansprakelijkheid) Wanneer de medewerker de conformiteitsverklaring opstelt op basis van een technisch dossier dat zorgvuldig en naar eer en geweten is samengesteld, zal hij of zij doorgaans niet strafrechtelijk aansprakelijk zijn.

Zelfs als later blijkt dat er een constructiefout in de machine zit die tot een ongeval leidt, ligt de verantwoordelijkheid in beginsel bij de rechtspersoon en de ondertekenende directie. Het is immers de taak van het bedrijf om te borgen dat de interne processen, risicobeoordelingen en verificaties op orde zijn voordat een verklaring wordt ondertekend.

2. Bewust risico nemen (risico op strafrechtelijke aansprakelijkheid) De situatie verandert wanneer de medewerker weet, of redelijkerwijs moet vermoeden, dat het product niet voldoet aan de essentiële veiligheids- en gezondheidseisen, maar desondanks meewerkt aan het opstellen van de verklaring.

Denk aan een ondeugdelijke risicobeoordeling of ontbrekende testresultaten. In dat geval kan sprake zijn van strafrechtelijke betrokkenheid bij een economisch delict, zoals het onterecht aanbrengen van een CE-markering onder de Wet op de economische delicten.

Een beroep op "ik voerde slechts instructies uit" wordt in de praktijk doorgaans niet aanvaard, zeker niet wanneer de medewerker beschikt over de deskundigheid om de tekortkomingen te herkennen.

3. Bewuste misleiding (zelfstandige strafbaarheid). In het zwaarste scenario verstrekt de medewerker bewust onjuiste of misleidende informatie, bijvoorbeeld door te verklaren dat alle vereiste tests zijn uitgevoerd terwijl dat niet het geval is.

In dat geval kan de medewerker zelfstandig strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld, onder meer voor valsheid in geschrifte. Indien een dergelijk handelen leidt tot een ongeval, kan daarnaast vervolging plaatsvinden wegens schuld door nalatigheid. De misleiding vormt dan een directe schakel in het op de markt brengen van een onveilig product.

De bijzondere zorgplicht van de CE-deskundige

Van een professionele opsteller van een conformiteitsverklaring wordt verwacht dat hij of zij een poortwachtersfunctie vervult. Deze bijzondere zorgplicht — ook wel aangeduid als een "Garantenstellung" — vloeit voort uit de specifieke deskundigheid en rol binnen het conformiteitsproces.

Concreet betekent dit dat de opsteller verplicht is om in te grijpen wanneer het technisch dossier tekortschiet. Als essentiële onderdelen ontbreken, zoals een volledige risicobeoordeling, relevante testresultaten of toegepaste normen, dient de medewerker de verklaring niet op te stellen of expliciet bezwaar te maken.

Hoe beschermt de medewerker zichzelf?

Wanneer een medewerker onder druk wordt gezet om een conformiteitsverklaring op te stellen terwijl het product nog niet aantoonbaar voldoet, is het essentieel om zorgvuldig te handelen en dit vast te leggen.

• Leg bezwaren schriftelijk vast, bijvoorbeeld per e-mail aan de directie, met een duidelijke en feitelijke onderbouwing.
• Benoem concreet welke onderdelen ontbreken, zoals niet-uitgevoerde tests of onvolledige risicobeoordelingen.
• Bevestig mondelinge instructies schriftelijk ("zoals zojuist besproken…").
• Adviseer expliciet om niet te ondertekenen totdat de tekortkomingen zijn opgelost.
• Escaleer indien nodig binnen de organisatie, bijvoorbeeld naar compliance, legal of hoger management.

Door deze stappen te nemen, creëert de medewerker een zorgvuldig dossier. Indien de directie vervolgens besluit toch te ondertekenen, verschuift de strafrechtelijke verwijtbaarheid in de praktijk naar de rechtspersoon en de feitelijk leidinggevende.

Waarom dit praktisch belangrijk is

De EU-conformiteitsverklaring (nu nog EG verklaring van overeenstemming) is geen louter formaliteit, maar een juridisch bindende verklaring dat een product voldoet aan alle toepasselijke EU-richtlijnen. Zonder deze verklaring mag een product niet in de EU worden verkocht of gebruikt. Voor machines valt dit onder de Machineverordening 2023/1230 (nu nog Machinerichtlijn 2006/42/EG), waarbij de CE-markering het zichtbare bewijs is van conformiteit.

Voor bedrijven in de maakindustrie, is dit een dagelijks terugkerende uitdaging. Een correcte en zorgvuldige afhandeling beschermt niet alleen het bedrijf tegen boetes en terugroepacties, maar verkleint ook het risico op ongevallen en de bijbehorende concurrentieplaatsing op de Europese markt.